Så här kompakterar du och minskar brevlådans storlek i Microsoft Outlook

Microsoft Outlook, Klienten för Outlook eller Live e-posttjänst, spara e-post och bilagor offline. När du tar emot och skickar e-postmeddelanden, fortsätter databasens storlek att öka. Även om det är säkert att du kan komma åt e-postmeddelanden när det inte är anslutet till internet, betyder det också att brevlådans storlek fortsätter att expandera. I det här inlägget delar vi hur du kan komprimera och minska brevlådans storlek i Microsoft Outlook.

Komprimera och minska brevlådans storlek i Microsoft Outlook

Nackdelen med att ha en större brevlåda är att det saktar upp erfarenheten. Det tar längre tid att öppna och söka efter någonting. Dessutom begränsar e-postleverantörer som Office 365 den maximala storleken på brevlådan. Det innebär att om du inte sänker brevlådans storlek i Microsoft Outlook, kan du inte skicka eller ta emot något e-postmeddelande.

Var lagras all data i Outlook-brevlådan

Om du använder POP eller IMAP-funktionen sparas alla filer, e-postmeddelanden, mappar, kontakter etc. i Outlook Data File (.pst). Om du använder Office 365, Exchange eller Outlook.com-kontot är brevlådsdatana tillgängliga i en Outlook Outlook-datafil (.ost). Medan du raderar e-post och bilagor kan det hända att om du sparar all information i PST-filen, krymper den inte ensam.

Notera: Vi har diskuterat ytterligare två sätt att ta bort filer från Outlook. Om du använder dem och sedan manuellt reducerar filstorlekens storlek, kommer det att hjälpa till ytterligare.

Komprimera och minska Outlook Data File (.pst)

Fördelen med PST-filen är att när du tar bort e-postmeddelanden komprimerar den automatiskt databasen i bakgrunden. Komprimeringsprocessen händer när du inte använder Outlook. Du kan också välja att komprimera det genom att följa stegen nedan nedan:

1. Öppna Outlook och ta bort saker som du inte behöver. När du tar bort, går filerna i mappen "Slagna objekt". Högerklicka och töm den.
2. Klicka på Arkiv> Kontoinställningar>Kontoinställningar.
3. Byt till Data filer flik. Välj den datafil du vill komprimera. Klicka sedan på inställningar.
4. Klicka på fliken Avancerat> Outlook Data File Settings.
5. Klicka på i dialogrutan Outlook Data File Settings Kompakt nu och klicka sedan på ok.

Beroende på PST-filstorleken kan det ta flera minuter att komprimera.

Komprimera och reducera en offline Outlook-datafil (.ost)

Många e-postkonton använder en offline Outlook-datafil för att lagra data. OST eller offline Outlook Data File liknar PST eller Outlook Data File med ett undantag. Du kan inte importera från eller exportera till en offline Outlook-datafil (.ost).

1. Klick Fil > Kontoinställningar, Kontoinställningar.
2. På Data filer fliken, klicka på den datafil du vill komprimera och klicka sedan på inställningar.
3. Klicka på Avancerad fliken> Outlook Data File Settings.
4. Klicka på i dialogrutan Outlook Data File Settings Kompakt nu och klicka sedan på ok.

Använd Mail Cleanup Tool

Outlook erbjuder inbyggt postreningsverktyg, eller du kan använda verktyget Cleanup för Outlook till att söka efter gamla och stora meddelanden som du kan radera eller flytta till en PST-fil. Det kan också ta bort kopian av e-postmeddelanden som står i konflikt med e-postservern. Ibland tar vi bort filer från servern, men de är fortfarande tillgängliga på klienten som upptar utrymme.

Kör verktyget för brevlåda

1. Klicka på Arkiv> Verktyg> Rensa brevlåda.
2. Välj Visa postlådans storlek, Sök föremål som är äldre än, Hitta föremål större än, Visa borttagna poster, Ta bort borttagna objekt, Visa konflikter eller Töm konflikter för att utföra den önskade uppgiften.

Använd Cleanup Conversation Tool

Outlook för Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office för företag Outlook 2013 och andra har ett verktyg för att städa upp konversationer. Samtal eller e-posttråd är samma sak. "Konversationsverktyget" är smart. Det kommer att utvärdera innehållet i varje meddelande, och om delen av e-postmeddelandet är tillgängligt i någon av förhandsgranskningsmeddelandena, kommer den att radera den.

Du har tre alternativ fler alternativ för att komprimera och minska brevlådans storlek i Microsoft Outlook

• Rensa kontroller på den valda konversationen.
• Mapprengöring granskar den valda mappen.
• Clean Up Folder & Subfolders kontrollerar även på undermappar.

Det här är de bästa tipsen som hjälper dig att komprimera och minska brevlådans storlek i Microsoft Outlook. Se dock alltid till att du inte släcker filer som är avgörande.

Läs nästa: Hur optimerar och påskyndar Microsoft Outlook.