Så här lägger du till en digital signatur i Outlook

I en värld där snooping och manipulering av innehållet i e-post och andra typer av meddelanden är lätt för cyberkriminella behöver du få lite skydd. Du måste få ett slags skydd som berättar mottagaren att e-postmeddelandet de fått är äkta och inte har ändrats eller manipulerats i sin inkorg. Denna artikel förklarar Digitala certifikat och hur man gör det lägg till en digital signatur till din kopia av Microsoft Outlook eller en liknande e-postklient på Windows 8.1-datorn.

Digitala e-postcertifikat

Digitala e-postbevis garanterar att innehållet i meddelandet är exakt detsamma som det som skickades av avsändaren av e-postmeddelandet. Om någon mellanman försöker komma åt ett eller flera paket med e-post och försöker ändra innehållet, kommer e-postklienten att visa ett felmeddelande om att e-postmeddelandet inte kan lita på. Ett digitalt signaturcertifikat består av en nyckel som är privat till ditt e-post-ID. Du kan visa e-postbevis genom att klicka på ikonen "märke" precis ovanför meddelandet i Microsoft Outlook och andra e-postklienter. Här ser en digital e-post signatur ut.

Digitala certifikat för e-postmeddelanden utfärdas av samma organ som erbjuder SSL och andra typer av certifikat till webbplatser. Det finns betalda och fria tjänster mellan organen. För att underlätta förståelsen kommer vi att använda Comodo som certifikatleverantör. De digitala certifikaten för personlig e-post är gratis från Comodo och du registrerar så många e-postadresser som du vill. När du har certifikatet installerat på din dator behöver du bara importera det till e-postklienten - som Outlook - så att e-postklienten kan använda det digitala certifikatet.

Om det finns fler än ett digitalt signaturcertifikat i en e-postklient, är de associerade med olika men relaterade konton. Ett enda e-post-ID kan inte ha två digitala certifikat. När du skickar ett e-postmeddelande, kopplar e-postklienten automatiskt det relaterade e-post-digitala signaturcertifikatet till e-postmeddelandet.

Lägg till en digital signatur till Outlook

E-post signatur certifikat tjänster, inklusive Comodos, ger också kryptering som du kan använda som en valfri säkerhet. I det här fallet ska mottagaren också använda samma programvara för att dekryptera e-postmeddelandet. Om du till exempel laddar ner och använder Comodo Certificate Manager (en betald programvara som låter dig hantera dina digitala certifikat över ett nätverk), måste du be mottagaren att installera detsamma om du vill skicka krypterade e-postmeddelanden till mottagaren. Men inte alla är villiga att spendera på säkerhet, särskilt om de inte är inblandade i mycket av datorer.

Det finns ett annat sätt som vissa tjänster tillhandahåller. De lagrar det faktiska krypterade meddelandet på sina egna servrar och vidarebefordrar en nyckel till mottagaren tillsammans med en länk till meddelandet i ett separat brev. Mottagaren kan sedan klicka på länken och använda nyckeln för att dekryptera e-postmeddelandena. Men eftersom det här inlägget handlar om e-post digital signatur kommer vi inte in i detaljerna om kryptering av meddelanden. För nu förstår du att kryptering också är möjlig om du använder Comodos digitala email signatur eller någon annan liknande tjänst.

Det kan se komplicerat ut, men det är lika lätt att använda en digital signatur som att klicka på en knapp för att verifiera meddelandet, precis efter att du klickat på Skicka. Du måste bara klicka Tillåta.

Hur man får en gratis digital signatur för Outlook

Även om det finns flera leverantörer som erbjuder gratis och betalda e-certifikat för digitala signaturer, kommer vi att prata om Comodo, som ett exempel. Metoden att installera certifikat från andra leverantörer är mer eller mindre densamma.

Först måste du få certifikatet. Vid Comodo är det en tvåstegs process.

1. Du måste ansöka om den digitala signaturen som skulle relateras till ditt e-post-ID. Klicka här för ansökan om gratis digital signatur. Här nämns det e-post-ID för vilket du vill ha e-post-id. Du kan också skapa ett lösenord för återkallande om du vill återkalla certifikatet senare. Du kan ha skäl att återkalla certifikatet senare när du känner att certifikatnyckeln kopieras och används av någon annan eller när du glömmer lösenordet du ställde in efter att du importerat den digitala signaturen till Microsoft Outlook eller andra e-postklienter.
2. När du fyllt i ansökningsblanketten skickas en länk till ditt e-post-ID som nämndes i ansökningsblanketten. När du klickar på länken i e-postmeddelandet efter att ha fyllt i det digitala signaturprogrammet för e-post försöker webbplatsen att installera certifikatet på din dator. Du kommer att bli ombedd av systemet om huruvida webbplatsen ska kunna installera certifikatet eller ej. Tillåt det så att det är installerat.

Ansökningsblanketten ser ut som bilden nedan. Fyll i alla detaljer. Du måste rulla ner hela avtalet innan du kan klicka på Acceptera knappen. Du kan bli uppmanad två gånger att klicka på Acceptera knappen i vissa fall.

Av säkerhetsskäl måste du utföra båda operationerna - fylla i ansökan och klicka på länken för installation av certifikat - med samma webbläsare. Om du klickar på länken för att öppna den med en annan webbläsare, kommer den inte att installera certifikatet.

Så här importerar du e-post digital signatur till Outlook

Även om vi pratar om Outlook, liknar processen alla e-postklienter. Även detta kan brytas upp i två uppgifter enligt följande:

1. Exportera det nyligen installerade certifikatet till någon plats du känner till
2. Importera certifikatet till Outlook eller andra e-postklienter

För att exportera det nyligen installerade certifikatet måste du först hitta det på din dator. Tryck på WinKey + R för att öppna dialogrutan Kör. Typ certmgr.msc i textrutan och tryck Enter-tangenten. Det öppnar Windows Certificate Manager. Navigera till Personligt> Certifikat mapp i den vänstra rutan för att se det fria digitala signaturcertifikatet från Comodo.

Dubbelklicka på certifikatet för att öppna det. På detaljer fliken, klicka på Kopiera till fil ... möjlighet att exportera certifikatet. Detta öppnar guiden Export och import av certifikat. Använd guiden för att exportera filen till en plats som du kan återkalla. Du behöver kunskapen om sökvägen där du lagrade den för att importera certifikatet till Outlook.

När du exporterat den digitala signaturen för e-post öppnar du Outlook om den inte redan är öppen. Klicka på Fil och alternativ. Klicka på det sista alternativet som säger Trust Center och klicka sedan på Inställningar för förtroendecenter ... .

Klicka på alternativet säger Email Security i den vänstra rutan och i den högra rutan, klicka på Import Export… (Se bild nedan)

När du klickar på Import Export… knappen kommer du att få en dialogruta som visas nedan.

Navigera och välj certifikatet du exporterade med ovanstående metod. Skriv ett lösenord i fältet Lösenord så att signaturen inte kan hackas av någon annan. Du kommer igen att uppmanas att ställa in säkerhetsnivån. Om du väljer Hög kommer du att bli ombedd att ange lösenordet varje gång du skickar ett e-postmeddelande med det relaterade e-post-id. Låg inställning frågar helt enkelt om tillstånd att komma åt det digitala certifikatet.

När du har importerat det digitala certifikatet till Outlook stänger du de öppna dialogrutorna.

Så här lägger du till en digital signatur i Outlook eller andra e-postklienter. Vi använde Comodo-exemplet eftersom det är gratis.