Hur-Guide för att använda Autotext Quick Parts i Office 2010

Har du någonsin jobbat i Microsoft Word eller Outlook och upptäckt att du ofta använder samma innehåll i flera dokument? Jag känner personligen om det finns ett sätt att spara tid och göra mindre att skriva, jag är spel. I Office 2010 kan vi använda AutoText och Quick Parts för att spara tid och automatiskt mata in text och fält, eller till och med redigera dokumentets egenskaper. Det är särskilt idealiskt för dig som säljer eller tekniskt killar som skickar samma 10 e-postmeddelanden varje dag! Låt oss ta en titt!

Vad är AutoText?

AutoText är den största delen av Quick Parts, och enligt Microsoft:

AutoText är återanvändbart innehåll som du kan lagra och komma åt om och om igen. Klick Automatisk text för att komma åt autotekstgalleriet. Du kan spara AutoText i AutoText-galleriet genom att välja den text du vill återanvända genom att klicka Automatisk text, och sedan klicka Spara val till AutoText Gallery. Genom att fylla i den nya byggstensinformationen lagrar du det innehåll du sparar för att använda om och om igen.

Eller med andra ord, AutoText är bara bitar av textinnehåll som sparas så att du automatiskt kan infoga i dina dokument, e-postmeddelanden och projekt med ett knapptryck. Det sparar mycket tid!

Vad är Quick Parts?

Enligt Microsoft:

Quick Part Gallery är ett galleri där du kan skapa, lagra och hitta återanvändbara innehållsdelar, inklusive AutoText, dokumentegenskaper som titel och författare och fält.

Vi ser senare ut på andra delar av Quick Parts senare, men för närvarande låt oss fokusera på AutoText.

Så här skapar du en ny automatisk textinmatning
I Word 2010 lagras AutoText-poster som byggstenar. För att skapa en ny post, använd Skapa ny byggblock dialog ruta.

1. I ditt dokument, Välj de innehåll (text) som du vill omvandla till en AutoText-post.

2. Klick de Föra in band och sedan Klick de Snabba delar knapp. Klicka sedan Spara val till AutoText Gallery.

3. Fyll i informationen i Skapa ny byggblock dialog ruta:

• Namn: Skriv ett unikt namn för AutoText-posten.
• Galleri: Välj Automatisk text Galleri.
• Kategori: Välj Allmän kategori, eller skapa en ny kategori.
• Beskrivning: Skriv en beskrivning av byggstenen.
• Spara i: Klicka på namnet på mallen på rullgardinsmenyn. Klicka till exempel på Normal.dotm

Det är allt som behövs för att skapa AutoText-poster. Naturligtvis kan du skapa olika uppsättningar för olika projekt och spara dem till olika dokumentmallar (.dotm-filer,) men vi sparar så länge hur-till för en annan groovy artikel.

Så här tar du bort en automatisk textinmatning

4. Liknande till steg 2 ovan, gå till fliken Infoga och in i Quick Parts> Autotext-menyn. Den här gången kommer du dock Högerklicka en Autotextinmatning och då Välj Organisera och ta bort.

5. Klick de Autotextinmatning som du skulle vilja ta bort och sedan Klick de Radera knapp.

Använda AutoText In Word 2010

6.a Börja skriva in text som finns i en autotext-post, eftersom du får det första ordet eller så skrivet in visas en liten popup som låter dig veta att du kan Tryck Stiga på för att infoga autotext-posten.

6.b Alternativt kan du bara skriva in de första par bokstäverna i en Autotext-post och sedan Tryck F3 för att infoga den mest liknande Autotext-posten.

Oavsett vilket sätt du bestämmer dig för att använda AutoText, ska resultatet vara detsamma. Din AutoText-post läggs till i dokumentet på standard sätt som anges. Naturligtvis kan du alltid använda Snabba delar> AutoText-knappen på Föra in band att placera AutoText, men det kräver alla dessa extra steg.

Vad är en dokumentegenskap Quick-Part?

Dokumentegenskaper Snabba delar ger snabb och enkel åtkomst till metadataegenskaperna för ditt dokument. Medan AutoText finns tillgängligt i både Word och Outlook är dokumentegenskaper snabba delar endast tillgängliga i Word 2010; Resten av sviten är utelämnad.

7. Det finns några olika sätt att komma åt dokumentegenskaper. Den snabbaste är från Arkiv> Info meny. Här kan du Klick de Egenskaper knappen för att visa dokumentpanelen, eller du kan gå direkt till det avancerade dokumentegenskapsfönstret.

8.a Om du valde dokumentegenskapspanelen visas den som en stapel strax ovanför dokumentets arbetsytan. Å ena sidan ger du ett snabbt sätt att redigera metadata för ett dokument, men det har nackdelen med att ta upp en hel del skärmutrymme.

8.b Du kan också komma åt de avancerade dokumentegenskaperna från dokumentpanelen.

9. Fönstret Avancerade dokumentegenskaper är samma fönster som du brukar se om du Högerklickat en dokumentfil från Windows Utforskare och Vald Egenskaper.  I Sammanfattning fliken kan du redigera all metainformation för ett dokument.

10. Du kan ange dokumentegenskaper Snabba delar från Infoga-bandet i Word. När den har infogats i ett dokument kommer den att använda vilken data som helst för att fylla i den begärda informationen automatiskt.

Observera att det fungerar som en datasynkronisering. Om du ändrar den angivna informationen finns den ändringen också i dina avancerade dokumentegenskaper.

Låter kul? Ge det en kör! Jag måste spela med fler nya Office 2010-funktioner!