Så här lägger du till inga svar alla och inga vidarebefordringar till Outlook 2007 och Outlook 2010

Jag brukade ha detta verkligen kusliga jobb som CTO för en hipster Web 2.0 socialt hållbar eko-mode start i Portland. En ödesdigra dag blev det plötsligt mycket mindre bekvämt efter ett enkelt misstag med Svara alla knappen i Outlook. Men tack vare ett nytt Outlook-plugin, Svara alla misstag är verkligen en sak av det förflutna.

Historien - jag kunde ha använt det här pluginåret

Så om mitt cushy CTO-jobb ... Titeln menade inte mycket, eftersom hela mitt jobb var att få "inspiration" från videospel garderober genom att spela dem hela dagen. Dessutom fick jag alla icke-GMO-veganska gummibjörnar som jag kunde äta. Men det hela slutade en ödesdigra dag när jag fick ett mail från min kompis i bokföring. Det var en massa e-postadress:

"Alla, har stor BBQ denna wknd-pls RSVP av EOB. P.S. BYOB. Thx, J. "

Jag kände verkligen inte att gå eftersom jag visste att min ex skulle vara där, så jag gjorde en slumpmässig ursäkt och avfyrade den.

Jag tror att mina exakta ord var: "Så ledsen-kan inte göra det. Sonisk diarré. Du förstår.”

För sent inser jag mitt dödliga misstag. I min hast hade jag träffat Svara alla. En efter en hörde jag de små sakerna som meddelade mina medarbetare att de hade nya e-postmeddelanden. Mina öron blev rödröda när jag kände att deras ögon kikade över skåpen för att stirra i skräck i min allmänna riktning. Jag ansåg att jag gick in i badrummet för att dölja, men det skulle bara bekräfta vad min hemska email hade bekräftat. Förhöjt, jag tog resten av dagen av - fick inte ens göra ursäkt, eftersom chefen hade läst e-post om mina galaktiska tarmproblem. Det tog flera år med behandling för att stoppa mardrömmarna som hållit mig vaken i morgonens tidiga timmar, svullrande i min osynliga kokong av skam. Men jag fick aldrig över mitt rykte som "sonisk diarré kille" på kontoret. Jag var socialt ostracized. Ingen talade till mig vid julpartier utom den här väldigt skrymmande tyska killen som heter Hertzgüt. Och när lågkonjunkturen slog jag var den första att gå (lite lamm ursäkt för existerande förhållanden).

Okej, det hände aldrig med mig. Men det kan hända dig. Det är om du inte installerar NoReplyAll Outlook-tillägget just nu. Denna lätta tillägg för Microsoft Outlook 2010 och Microsoft Outlook 2007 lägger till två knappar i ditt Outlook-band. Man låter dig förhindra att mottagare vidarebefordrar din e-post. Den andra stannar användarna från att skicka ett svar till alla mottagare. Det gör också några andra saker, och det har några begränsningar, men det är den största fördelen med den här gratis 0.29 MB-hämtningen. Låt mig visa dig hur det fungerar.

Så här inaktiverar du Svara Alla och framåt i Outlook 2010 eller 2007

Steg 1

Ladda ner NoReplyAll Outlook-tillägg.  Packa upp det och springa setup.exe.

Steg 2

Acceptera det nödvändiga EULA (licensavtal för slutanvändare) och granska de vanliga säkerhetsvarningarna, är installationen väldigt enkel och okomplicerad. Om det behövs startar du om datorn när installationen är klar.

Steg 3

Öppna Outlook och börja komponera ett nytt email. Du märker dina glänsande nya knappar i det övre högra hörnet av ditt band i avsnittet "Svara på alternativ".

Steg 4

Klick de Inget svar Alla och / eller Nej framåt knappen för att aktivera funktionerna. De lyser upp och sänks när de aktiveras, det vill säga när alla svar och / eller vidarebefordran besvaras är deaktiverade.

Steg 5

Skicka e-postmeddelandet som vanligt. Nu när dina mottagare öppnar meddelandet, kommer svaret Alla och / eller Vidarebefordra att gråta ut. (Om de frågar, "Hej, hur mår du det?" Skicka dem här.)

Om de försöker använda snabbmenyn kommer de också att avvisas av ett starkt varningsmeddelande.

Nu om de förmåner och begränsningar jag nämnde ...

Bonusfunktioner

Gavin Smyth, Microsoft Research-killen som satte den här tillägget tillsammans, bestämde sig för att kasta in några extrafunktioner bara för det där. För användare av Outlook 2007 lade han till en varning som varnar dig om du skickar ett e-postmeddelande utan ämne (Den här funktionen är redan inbyggd i Outlook 2010).

För både användare av Outlook 2007 och Outlook 2010 skapade han en funktion som varnar dig om du glömde en bilaga. Det gör det genom att låta dig bygga en lista med nyckelord som utlöser varningen (d.v.s. "bifogad" eller "fastsättning"). För att förhindra att den försvunna varningsvarningen utlöses felaktigt (det vill säga genom en juridisk ansvarsfriskrivning i din signatur), kan du ställa in kontext där sökorden kommer att ignoreras. För att ändra kontext och nyckelord, Klick Verktyg, välja alternativ och Klick de NoReplyAll Alternativ fliken i Outlook 2007. I Office 2010, den NoReplyAll alternativfliken visas i Fil meny.

Begränsningar och överväganden

Hittills fungerar NoReplyAll Outlook-tillägget endast för engelska installationer av Outlook. Plus, som du kan föreställa dig, kommer det inte att stoppa de som inte använder Microsoft Outlook från att svara på alla eller vidarebefordra meddelandet. Om du exempelvis inaktiverat vidarebefordran och skickat ett mail till en Hotmail- eller Gmail-användare kunde de fortfarande svara alla och vidarebefordra meddelandet. Och om någon verkligen var fast besluten att undergräva dig genom att vidarebefordra dina inkriminerande e-postmeddelanden, kan de fortfarande kopiera och klistra in dem i ett nytt email. Men med tanke på att den här funktionen är mest kritisk vid olyckshändig kommunikation inomhus (där alla brukar använda Outlook), som den fiktiva situationen som beskrivs i början av det här inlägget, bör NoReplyAll Outlook-tillägget visa sig vara mycket användbart, särskilt eftersom mottagare inte behöver installera tillägget för att det ska fungera.

Naturligtvis är den bästa lösningen för massmeddelanden att adressera meddelandet till dig själv och BCC-mottagare, istället för att CCing dem eller sätta dem i fältet "Till:". BCC hindrar alla mottagare från att se vem som e-postmeddelandet skickades till och om du inte använder det, borde du.