Ange anpassade Outlook ringsignaler och meddelanden för när en kontakt skickar e-post till dig

En sak som jag verkligen älskar om min smartphone är att när en ny e-post kommer in får jag en liten anmälan som berättar vem som skickade den, och det är även möjligt att ställa in en anpassad ringsignal för varje avsändare. Nyligen bestämde jag mig för att se om samma sak var möjligt på skrivbordet och gissa vad? Det är! Microsoft Outlook kan ställa in anpassade anmälningsljud från enskilda avsändare samt anpassade meddelanden för när ett e-postmeddelande tas emot. Och om du har ett Outlook.com-konto (Hotmail, Live) kan du få dem utan Outlook-skrivbordsklienten.

Den här funktionen är konfigurerad med hjälp av regler, och även om det kanske låter skrämmande i början är det faktiskt otroligt enkelt. Slutresultatet är effektivt och användbart. Det finns några skärmdumpar av hur det ser ut nära botten av denna handledning om du vill se det innan du försöker det.

Så här ställer du upp det

Det enklaste sättet att göra detta är om du redan har fått ett e-postmeddelande från den kontakt du vill konfigurera anpassningen för. Högerklicka bara på det e-postmeddelande som de skickade och välj sedan Regler> Skapa regel ... Om du gör det här sättet fyller du automatiskt in avsändarens e-postadress i regeln och ger dig den enklaste gränssnittsskärmen för att skapa den.

Nu på det lilla Skapa regelfönstret endast följande rutor:

• Från (avsändarens namn)
• Visa i fönstret Ny artikelvarning
• Spela ett valt ljud

Härifrån kan du klicka på knappen Play nära den valda ljudtiteln för att förhandsgranska den. Du kommer noga att ställa in din egen så klicka på Bläddra... knappen för att göra det.

Standardmappen som Outlook kommer att användas för att välja ljud beror på ditt Windows-tema. Om du vill se dem alla flyttar du bara upp en katalog och det tar dig till C: \ Windows \ Media där du kan se alla inbyggda Windows-ljud som är organiserade i tematmappar.

Om du vill ange ett eget eget ljud, bläddra bara till det. Med all sannolikhet har du lagrat dem antingen i mappen Downloads eller Music.

Det är allt! När du har valt ditt ljud Tryck på OK för att spara regeln och stäng dialogrutan.

Vad det ser ut som

Den nya regeln visar korta meddelanden nära systemfältet i Windows. Dessa visas vid ca 70% genomskinlighet och visas bara i ca 5 sekunder.

En annan anmälan visas också, det kallas fönstret Nya varningar. Det här fönstret bleknar inte efter 5 sekunder, det är här för att stanna tills du bekräftar det eller klickar på knappen Stäng. Samtidigt som dessa meddelanden visas bör du också höra den anpassade ljudfilen du valt tidigare.

Så här inaktiverar eller anpassar du det vidare

Om du vill bli av med eller ändra anmälningsregeln kan du göra det när som helst. Från Hem bandet välj Regler> Hantera regler och varningar.

Dialogrutan Huvudregler och varningar ska visas. Här kan du göra några saker:

• Radera regler (tar bort meddelandet och ljudet vid mottagande av e-post)
• Skapa nya regler
• Ändra befintlig regel

Bonus: Om du valde att skapa regeln för ljud och meddelanden med den avancerade regelredigeraren kommer den att se ut som skärmdumpen nedan. Detta ger dig möjligheten att anpassa fönstretiteln för New Mail Alerts från kontakten i din regel.

Bonus 2: Dessa meddelanden kan grupperas för flera mottagare. Det betyder att om du har en grupp människor som du vill ta emot dem, lägg bara till dem alla i formuläret: lista i den avancerade redigeraren. Allt detta visas på en rad längst ner i dialogrutan känd som Regeladress.