Så här skapar du ett gratis hjälpsystem med IssueBurner och Gmail

E-postbaserad uppgiftshantering har varit ett koncept som jag har varit intresserad av för ett tag och med introduktionen av en ny tjänst som heter IssueBurner, Det kan vara en utmärkt tid att seriöst överväga att hantera uppgifter via e-post. Innan IssueBurner kom med, hade jag lust med tanken på att få en virtuell assistent (VA) som jag kunde BCC på alla mina e-postmeddelanden som innehöll en uppgift, påminnelse eller möte och få honom / henne att lägga till den i min kalender, att göra-lista eller vad har du Det skulle säkert vara en praktisk användning av en VA, om än kanske dyrare än det är värt. IssueBurner automatiserar dock denna funktionalitet gratis (åtminstone för tillfället). Jag tycker att jag gillar det.

I ett nötskal, så är hur IssueBurner fungerar. Du kan skapa uppgifter eller problem genom att maila på [email protected]. När du gör, skapar IssueBurner automatiskt ett problem som är associerat med din e-postadress och eventuella e-postadresser som anges som mottagare i Till: eller CC: fält. Du kan börja skapa problem utan att anmäla dig, men när du skapar ett konto kan du se dina öppna problem och kommentera problem. Det finns några viktiga fördelar för det här systemet, vilket jag tror verkligen kommer att fungera för samarbetsgrupper och kundsupportbänkar:

• Det är alla e-postbaserade. Problem kan skapas och spåras alla via en enkel CC:.
• Du behöver inte ett IssueBurner-konto för att delta. Det betyder att alla dina kunder och kunder kan komma ombord, utan att gå dem genom registreringsprocessen (vilket är dött enkelt ändå).
• Det är mobilt vänligt. Om du kan skicka ett mail kan du bränna ett problem.
• Det hjälper separata uppföljningsposter från vanliga e-postmeddelanden.
• Det fungerar med någon e-postplattform. Outlook, Gmail och andra e-postklienter låter dig konvertera e-post till uppgifter, men IssueBurner låter dig dela problem bland alla e-postplattformar.

För att få maximal körsträcka från IssueBurner måste du applicera lite kreativitet. Men en uppenbar applikation som jag tänker skapar en helpdesk. Med IssueBurner kan du vända inkommande e-postmeddelanden till "biljetter" och spåra status och korrespondens med kunden. Jag ska döda två fåglar med en sten genom att visa dig hur IssueBurner fungerar när du sätter upp en groovyPost "hotline" kundtjänst. På kundsidan (eller i vårt fall läsare, eftersom vi inte har kunder), det blir lika enkelt som att maila hjälpdisplayen, som jag har ställt in på [email protected]. Men på svarandens sida är det lite inblandat.

Steg ett

Anmäl dig till IssueBurner. Allt du behöver göra är att besöka IssueBurner.com och klick Bli Medlem. Ge dem ditt namn och din e-postadress och du är klar.

Observera att du inte nödvändigtvis behöver använda den e-postadress som du ska använda för att fältet inkommande hjälpdelsförfrågningar.

Steg två

Skapa en grupp i IssueBurner. Du kan faktiskt hoppa över det här steget om du planerar att ägna detta konto till ett enda syfte, men om du vill använda IssueBurner för andra organisationer och arbetsuppgifter är en grupp en bra ide. Klick grupper i högra och högra klick Skapa grupp.

Ange i ett gruppnamn och organisation. Här har jag valt "Hjälp"Och"groovyPost.”

Observera att den här adressen inte kommer att vara synlig för allmänheten. I stället skickar de e-postadressen som jag nämnde ovan, som kommer att vara den enda adressen som kan hantera problem. Detta lägger till ett lager av skräppostskydd, men ger också ett mer professionellt utseende genom att inkludera ditt eget domännamn i e-postmeddelandet. Nu märker jag att jag har ställt upp det så att problem kan rapporteras av Någon.  Detta är nödvändigt för tillfället, så vi kan verifiera Gmail-vidarebefordringsregeln. Du kanske vill komma tillbaka och ändra den till Endast gruppmedlemmar senare.

Klick Skapa när du är klar.

Lägg sedan till medlemmarna som kan lägga till problem. För våra ändamål ska jag lägga till [email protected]. Du kan lägga till andra, om du vill. Säg att jag också skulle kunna lägga till [email protected] eller [email protected] om jag ville att andra skulle kunna få hjälp med fälthälsningar (och om de verkligen fanns). Kom ihåg: med Google Apps for Domains och Gmail-konton ignoreras allt du lägger till efter ett + -tecken, men kan fortfarande användas för filtrering.  Läsa vårt tidigare inlägg för mer information om Anpassade Gmail-adresser.

En sista sak du bör göra är att ändra svaradressen. Att göra så, klick grupper och klick Hantera bredvid gruppnamnet. Under Gruppinställningar, klick Byta bredvid "Standard från och svara på e-post”. Om du gör det kommer du att behålla din IssueBurner.com-e-postadress privat.

Okej, nu är vi alla på IssueBurner. Låt oss gå till Gmail.

Steg tre

Ställ in vidarebefordran i Gmail. Målet är att vidarebefordra alla e-postmeddelanden som skickas till [email protected] till [email protected]. För att göra det måste vi först verifiera att vi har behörighet att vidarebefordra till den senare adressen. I Gmail, klick inställningar och välj Vidarebefordran och POP / IMAP. Klick Lägg till en vidarebefordranadress och skriv in [email protected], eller vad som helst du ställer in ditt Grupp IssueBurner-konto som.

Sedan skickar Gmail ett e-postmeddelande till IssueBurner-kontot med en länk för bekräftelse. IssueBurner kommer studsa detta till dig som en ny fråga, så det borde dyka upp i din Gmail-inkorg. Du kan också se det i ditt IssueBurner-konto. Klick det för att bekräfta.

Steg fyra

Filtrera meddelanden som skickas till din anpassade Gmail-adress. Klick inställningar och välj filter och klick Skapa ett nytt filter. I fältet Till: Ange din anpassade e-postadress och klick Nästa steg.

Du kan ställa in dessa regler hur du vill, men eftersom IssueBurner kommer att meddela dig nya problem ändå, väljer jag att välja Markera som läst och Hoppa över inkorgen. Det viktigaste alternativet att välja är att välja Vidarebefordra det till: och välj [email protected]. Klick Skapa filter när du är klar.

Nu är du klar. Låt oss prova det.

Skapa uppdrag med IssueBurner

Nu, med det Gmail-filter som vi har konfigurerat och gruppen IssueBurner, kommer alla e-postmeddelanden som skickas till [email protected] automatiskt till ett problem med IssueBurner. Namnet på problemet kommer att bli föremål för e-postmeddelandet, och beskrivningen blir e-postens kropp. Låt oss till exempel säga att någon mailade mig en fråga om hur man permanent tar bort ditt Facebook-konto.

När det ovanstående e-postmeddelandet skickats, händer två saker:

1. Ett problem skapas i gruppen help.groovypost IssueBurner
2. Jag får ett mail som meddelar mig som sådan.

Observera att det kan ta några minuter innan problemet uppstår.

Och här är det i Gmail ...

Att svara på uppgifter

Om användaren inte har ett IssueBurner-konto får de ett bläckigt svar som meddelar dem att problemet har tagits emot. De kommer också att bli inbjudna att anmäla sig.

Så, låt oss säga som svar på denna läsare, jag vill rikta dem till vårt inlägg om att ta bort ditt Facebook-konto. Jag kunde svara på det e-postmeddelande jag fick från IssueBurner för att lägga till en Kommentar. Oavsett om läsaren anmälde sig får de en anmälan om att problemet har uppdaterats med en kommentar.

Om de registrerar sig kan de följa alla kommentarer och status för deras problem från sitt eget IssueBurner-konto.

Läsaren eller kunden kan svara på e-postmeddelandet med deras kommentar och låta dig veta om din lösning åtgärdar det eller inte. Detta läggs till i uppgiften som en kommentar, som du kan visa från din egen IssueBurner dashboard.

Hantera och avsluta problem

Du kan sortera problem per grupp eller status på IssueBurner.com.

IssueBurner.com har också en mycket trevlig mobil webbplats.

När ett problem är löst kan du helt enkelt stänga det från IssueBurner-instrumentpanelen. Alla associerade användare kommer att meddelas som sådana. Alternativt kan du flagga det som "Senare"Vilket kan vara användbart om en lösning väntar och du vill följa upp när den är tillgänglig.

Du kanske också märkte att jag har lagt till en Inre kommentar. Dessa kommer endast att ses av gruppmedlemmar och administratörer. Så, till exempel, om du vill ringa kunden en dope eller berätta för alla att ignorera hans förfrågningar, kan du göra det med en intern kommentar och de kommer inte att vara klokare.

Slutsats

Som jag nämnde är det bara en applikation för IssueBurner. Du kan använda den för att samarbeta med grupper, eller hålla reda på uppgifter för dig själv. Om du till exempel vill påminna dig om att följa upp en kontakt om de inte svarar, men inte nödvändigtvis vill att de ska se dina IssueBurner-problem, kan du BCC [email protected]. Eller du kan använda den för att hålla reda på fakturor och fakturor genom att CC'ing [email protected] när du mailar din bokföringsavdelning. Om du är smart och organiserad, IssueBurner kan vara en välsignelse för din produktivitet.

Observera att IssueBurner är för närvarande fri, och kommer att förbli fri när det är i Beta. Webyog, företaget som gjorde IssueBurner och CloudMagic, lovar att de kommer att ge dig 60 dagars varsel innan du inför några prissättningsstrukturer. De vet inte hur det kan se ut i framtiden, men det kommer sannolikt att ha en gratis och betald version.

P.S. Jag skapade verkligen det här systemet, så om du har brännande frågor, maila mig på [email protected] eller kolla in vår forum.