Använd Outlook 2010 och Microsoft RMS för att säkra e-post [Hur-till]

När du skickar någon privat eller konfidentiell e-post och du vill se till att de inte av misstag (eller avsiktligt) vidarebefordrar det, har Outlook 2010 en funktion för det. Genom att använda behörighetsinställningar kan du justera e-postmeddelanden så att de blir svåra att kopiera, skriva ut, dela eller vidarebefordra. RMS (Rights Management Services) avaktiverar även den inbyggda Windows-skärmutskriftsfunktionen (även om Snagit och andra skärmdump apps fortfarande fungerar.)

RMS eller IRM (Information Rights Management) som Microsoft kallar det är inte nödvändigtvis något nytt. Men med Outlook 2010 gör Microsoft det enklare och enklare att använda RMS hemma. Allt du behöver är MS Office och Outlook 2010 (eller 2007.) Låt oss ta en titt på grunderna.

Hur gör e-post hårdare att dela vidarebefordra, kopiera, skriva ut eller dela i Office Outlook 2010

1. I Outlook 2010 Klick de Hem fliken, då Klick de Ny E-post knappen som när du typiskt skriver ett nytt meddelande.

2. Från det nya meddelandefönstret, Klick Arkiv> Info> Ange behörigheter> Vidarebefordra inte.

3. Om det här är första gången du har gjort det visas popup-fönstret Information Rights Management Service (IRM). För att använda den här funktionen behöver du ett Windows Live-konto. Du kan ställa in en på https://signup.live.com/. Instruktionerna är alla på skärmen när du konfigurerar informationsrättighetsservice. Klicka bara igenom genom att välja alternativen som beskriver dig.

4. Det sista steget i IRM-processen är att logga in med dina Windows Live-uppgifter. Även om det är mindre säkert kan du undvika besväret med Väljer de Spara min e-postadress och ditt lösenord alternativ. Klick Skylt i att fortsätta.

5. Klick Windows Live Användare du har precis loggat in med; för bekvämlighet Klick Använd alltid detta konto och då Klick ok att avsluta. Gå tillbaka till fliken behörigheter till se till den där Vidarebefordra inte är kontrollerade, vilket det borde vara eftersom vi försökte välja det tidigare.

Det är allt som finns där. Nu när du skickar ett e-postmeddelande kan du snabbt gå tillbaka och ändra alternativet Ej vidarebefordra från steg 2. Du är konversationsägaren och håller fullständiga användningsrättigheter, men Microsoft beskriver det bäst:

Mottagare kan läsa detta meddelande, men kan inte vidarebefordra, skriva ut eller kopiera innehåll. Konversationsägaren har full tillåtelse till sitt meddelande och alla svar. Tillstånd beviljat av: [email protected] (Passport)

Tänk på att detta inte kommer att hindra 100% från att dela information från det du skickar dem till det kommer bara att göra det svårare. Observera också att när mottagaren mottar e-postmeddelandet måste de skapa eller logga in med ett Windows Live-konto eftersom det är hur Microsoft använder RMS för att tilldela användarrättigheter för de skyddade e-postmeddelandena.