Hur man skapar och använder AutoText-poster i Microsoft Word
Du kan lagra textblock i AutoText-poster och infoga dem i ett Word-dokument på flera enkla sätt. Idag visar vi dig hur du skapar, redigerar och tar bort AutoText-poster och flera sätt att enkelt lägga in dem i ett Word-dokument.
Visa punktmärken i ditt dokument
Om du vill ha formateringen för alla stycken, inklusive den sista, som lagras med texten i AutoText-posten, välj det sista stycket. Avsnittsmarkeringen i slutet av varje stycke lagrar formateringen för den punkten. Om du tillämpade någon teckenformatering, som fet eller kursiv, lagras den automatiskt i AutoText-posten.
Om du inte ser styckena i ditt dokument klickar du på Hem flik. I Paragraf avsnittet, klicka på punktsymbolen. Nu kan du se det sista stycket och markera det.
Skapa en ny automatisk textinmatning
För att skapa en ny AutoText-post, välj den text du vill lägga till i din samling av AutoText-poster. Eller om du inte har texten tillgänglig skriver du texten i ett dokument och väljer sedan det.
På Föra in fliken, klicka Snabba delar i Text sektion. Flytta sedan musen över AutoText och välj Spara val till AutoText Gallery från undermenyn.
Du kan se andra föremål i AutoText-galleriet, som objekt som du kopierade till Spike.
Notera: Du kanske också märker Spara valet till snabb delgalleri alternativet finns längst ner på Snabba delar meny. Det här alternativet lägger till den valda texten som en snabb delning, inte en automatisk textinmatning. Quick Parts och AutoText-poster är både byggstenar och både butikstext för senare användning. Du kan lagra posten som en snabb del, men vi ska arbeta med AutoText-poster i den här artikeln.
Eftersom AutoText-poster är byggstenar, Skapa ny byggblock dialogrutan visas.
Ange en unik namn för AutoText-inmatningen. Senare i den här artikeln visar vi hur du skriver in en AutoText-post i ditt dokument bara genom att skriva några tecken. För att kunna göra detta måste du göra början på ditt AutoText-inmatningsnamn annorlunda än andra AutoText-poster. Om det är som namnen på andra poster måste du skriva in fler tecken, så Word vet vilken post du vill infoga.
Kontrollera att AutoText är markerat i listrutan Galleri. Det ska vara som standard.
Allmän är markerat som standard i Kategori listrutan. Ursprungligen är det enda valet och vi kommer att välja Allmän kategori för vårt exempel. Men du kan skapa en anpassad kategori genom att välja Skapa ny kategori från Kategori listrutan. Ange ett namn för din anpassade kategori på Skapa ny kategori dialogrutan och klicka ok. Den nya kategorin läggs till och väljs automatiskt i Kategori listrutan.
Du kan ange en Beskrivning för AutoText-posten om det bidrar till att förtydliga vad posten är för. Om posten är självklar, behöver du inte ange en beskrivning.
AutoText-poster sparas i mallar, inte i dokument. På så sätt är de tillgängliga i vilket dokument som helst baserat på mallen de är sparade i Vanligt mall är standardvalet i Spara i rullgardinsmenyn. Du kan spara AutoText-poster i anpassade mallar, men vi kommer att acceptera standard för att spara vår nya post i "Normal.dotm" -mallen.
Notera: För att spara en AutoText-post i en anpassad mall måste den här mallen vara öppen för att vara tillgänglig i Spara i listrutan.Slutligen finns det några alternativ att välja ifrån:
- Om du vill infoga AutoText-posten på sin egen sida i ett dokument väljer du Infoga innehåll på sin egen sida. Detta ställer in texten från AutoText-inmatningen från resten av dokumentet med sidbrytningar.
- För att infoga AutoText-inmatningen i sin egen paragraf, även om markören befinner sig i mitten av ett stycke, välj Infoga innehåll i sin egen paragraf.
- För allt annat innehåll, välj Lägg endast in innehåll.
Klick ok.
När du stänger det senaste öppna Word-dokumentet kan följande dokument visas om du har möjlighet att fråga dig om att spara Normal-mallen.
Klick Spara för att spara "Normal.dotm" -mallen med din extra AutoText-post.
Notera: Om Word inte uppmanar dig att spara Normal-mallen när du ändrar den, se nedan för att aktivera alternativet.
Om du inte får dialogrutan ovan och du vill bli ombedd att spara Normal-mallen när du ändrar den, gå till Arkiv> Alternativ> Avancerat. I Spara avsnitt till höger, kolla Fråga innan du sparar Normal mall låda. Klick ok.
Lägg in en autotextinmatning från fliken Infoga
Det finns flera enkla sätt att infoga en AutoText-post i ett Word-dokument. Ett sätt är att använda Snabba delar knapp.
I Text avsnitt på Föra in fliken, klicka Snabba delar.
Flytta musen över AutoText på menyn och klicka på AutoText-posten du vill infoga från undermenyn.
Lägg in en automatisk textinmatning med AutoComplete
Ett annat sätt att infoga en AutoText-post är att börja skriva namnet på AutoText-posten. En liten popup-visning visar en del av matchande AutoText-inmatning och instruerar dig att trycka Stiga på att infoga. Tryck Stiga på för att infoga inmatningen i ditt dokument vid markören. Du kan också trycka på F3 för att infoga matchande posten.
Innehållet i AutoText-posten infogas i ditt dokument, inklusive de ursprungliga formaterings- och radbrytningarna.
Om du inte ser förslaget AutoComplete när du börjar skriva in namnet på din AutoText-post, är alternativet Visa AutoFullständiga förslag inte aktiverat.
För att aktivera alternativet, gå till Arkiv> Alternativ> Avancerat.
I Redigeringsalternativ avsnitt, kolla på Visa AutoComplete-förslag låda.
Klick ok.
Nu ska du se din AutoText-post när du börjar skriva sitt namn. Tryck Stiga på för att infoga den.
Lägg till AutoText på snabbåtkomstverktygsfältet
Du kan göra det snabbare och enklare att infoga AutoText-poster genom att lägga till AutoText-knappen till Quick Access-verktygsfältet.
Klicka på nedåtpilen på snabbåtkomstverktygsfältet och välj Fler kommandon.
De Snabbåtkomstverktygsfält skärmdisplayer på Ordalternativ dialog ruta.
Välj Alla kommandon från Välj kommandon från listrutan.
Välj sedan AutoText i listan till vänster och klicka på Lägg till för att lägga till AutoText-knappen till listan till höger.
Klick ok.
För att infoga en AutoText-post, klicka på knappen AutoText på verktygsfältet Snabbåtkomst och klicka på en post i menyn.
Skapa en genväg för en automatisk textinmatning
Om du föredrar att använda tangentbordet kan du lägga till en tangentbordsgenväg för den AutoText-post du skapade.
Högerklicka på bandet och välj Anpassa bandet.
De Skräddarsy bandet skärm på Ordalternativ dialogrutan visas.
Längst ner i listan med kommandon till vänster klickar du på Anpassa bredvid Tangentbordsgenvägar.
I kategorier låda på Anpassa tangentbordet dialogrutan väljer du Byggklossar.
Välj sedan din AutoText-post i Byggklossar lådan till höger. Till exempel väljer vi vår AutoText-post Min adress.
Sätt markören i Tryck på ny genvägsknapp rutan och tryck på snabbtangenten du vill använda.
Klick Tilldela.
Din genväg läggs till i Nuvarande nycklar låda.
Klick Stänga.
Klick ok på Ordalternativ dialogrutan för att stänga den.
Nu kan du använda din nya tangentbordsgenväg för att infoga din AutoText-post.
Ändra innehållet i en automatisk textinmatning
Vad händer om du behöver ändra en AutoText-post som du skapade? Kanske du flyttat och du måste ändra din adress AutoText-post.
Skriv först hela ändrade posten i ett nytt eller befintligt Word-dokument. Välj sedan den med sista stycket, om du vill behålla formateringen.
På Föra in fliken, klicka Snabba delar i Text sektion. Flytta sedan musen över AutoText och välj Spara val till AutoText Gallery från undersidan av undermenyn.
På Skapa ny byggblock dialogrutan anger du samma namn i namn rutan som den befintliga AutoText du vill ändra.
Klick ok.
Klick Ja när du blir frågad om du vill omdefiniera byggstenen posten.
Nu kan du infoga den uppdaterade AutoText-posten i ett nytt eller befintligt Word-dokument.
Notera: Ändra en AutoText-inmatning ändrar INTE innehållet i den posten där du redan har lagt in den. Den ändrade AutoText-posten används bara när du lägger in den efter att du har ändrat den.Redigera egenskaperna för en befintlig automatisk textinmatning
Förutom att ändra innehållet i en AutoText-post kan du också ändra en AutoText-postens egenskaper, som dess kategori och beskrivning och vilken mall den sparas i.
Om du vill redigera egenskaperna för en AutoText-post, klickar du på Snabba delar i Text avsnittet på fliken Infoga och välj Building Blocks Organizer.
På Building Blocks Organizer dialogrutan ser du den fullständiga listan över alla tillgängliga byggstenar med namn av var och en Galleri, Kategori, och Mall var och en är i. De är listade i alfabetisk ordning av Galleri, som definierar typen av varje byggsten.
Överst i listan hittar du AutoText-poster. Välj den du vill ändra egenskaperna till och klicka sedan på Redigera egenskaper.
De Ändra byggblock dialogrutan visas med samma alternativ som Skapa ny byggblock dialogrutan du brukade skapa AutoText-posten.
Gör några ändringar du vill ha Galleri, Kategori, Beskrivning, Spara i, och alternativ fält. Mer information om dessa fält finns i avsnittet Skapa en ny autotextinställning i början av den här artikeln.
Klick ok.
Klick Ja I dialogrutan Bekräftelse visas för att spara dina ändringar och omdefiniera AutoText-posten.
Ta bort en automatisk textinmatning
Om du bestämmer dig för att du inte behöver eller vill ha en automatisk textinmatning längre kan du radera den.
Om du vill ta bort en AutoText-post från listan med byggstenar klickar du på Snabba delar i Text avsnitt på Föra in fliken och välj sedan Building Blocks Organizer.
Välj den AutoText-post som du vill radera i Byggklossar lista.
Klicka sedan Radera.
Klick Ja i dialogrutan för bekräftelse för att radera posten och ta bort den från listan över Byggklossar.
Klick Stänga på Building Blocks Organizer dialogrutan för att återgå till ditt dokument.
Spara din tid och minska fel med AutoText
AutoText-poster är ett bra sätt att spara tid och minska fel när du skriver i Word. Du kan också automatisera uppgifter i Word med makron för att spara tid och öka produktiviteten.
