Hur automatisera Microsoft Word-formulär med anpassade fält
Vad är anpassade fält?
Med anpassade fält kan du skapa ett generiskt dokument som du kan återanvända till andra ändamål. Genom att göra detta kan du effektivisera dina processer, och det kan göra dig till en mycket effektiv arbetare eller student.
Det finns många sätt att använda anpassade fält. Du kan skapa ett formulär brev med anpassade fält som du kan använda för att skräddarsy den för den person du skickar den till. Du kan använda dem för att skapa en undersökning eller ett datasamlingsformulär som du kan återanvända oavsett vilken information du behöver samla in. Genom att använda detta tillvägagångssätt kan du spara timmar av ansträngning eftersom du inte behöver återskapa dokument om och om igen.
Så här skapar du en anpassad fält
Att använda anpassade fält i Microsoft Word är mycket enklare än du kan förvänta dig. Det första du ska göra är att bestämma vilken typ av dokument du ska skapa, och vilka ord eller fraser du ska göra anpassningsbara.
Låt oss till exempel säga att du vill skapa ett brev som du använder för att skicka citat till dina kunder. Du kan skriva ett brev en gång och identifiera områdena för det brev du vill göra anpassningsbart.
Så i det här exemplet vill du skapa tre anpassade fält; Mottagarens namn, antal jobb och företagets namn. För att ställa in de anpassade fälten, gå till Info-menyn i Word och på höger sida av skärmen klicka på rullgardinsmenyn bredvid Egenskaper> Avancerade egenskaper.
I den här popupen kan du lägga till mottagarfältet med namn. Välj "text" som typ och värde. Klick Lägg till, och då ok.
I ditt dokument kan du markera namnet "John" i ditt ursprungliga brev. I Word-menyn klickar du på Föra in menyn, klicka på rullgardinsmenyn Quick Parts och välj Fält. Klicka på i popup-fönstret DocProperty under Fältnamn, och klicka på Mottagare (eller vad du än namngav fältet) under Fast egendom.
När du klickar ok, Detta kommer att uppdatera vår markerade text med fältet (och fältvärdet) du definierade. Nu kan du gå tillbaka till Avancerade egenskaper igen, och lägg till resten av fälten.
När du är klar med att lägga till dem alla ser du alla dina anpassade fält som anges i Egenskaper låda.
Om du någonsin gör några ändringar i värdena för dina anpassade fält, för att uppdatera dessa värden i det aktuella dokumentet behöver du bara högerklicka på fältet och klicka på Redigera fält.
När du behöver skriva ett nytt brev till en ny mottagare behöver du inte skriva ditt brev från början. Öppna bara dokumentet du skapade för den sista mottagaren, gå in i området Avancerade egenskaper och uppdatera alla fält för den nya klienten du skickar brevet till. Uppdatera värdet och klicka på Ändra knapp.
Detta uppdaterar värdet i Egenskaper sektion. När du är klar med att uppdatera alla anpassade fält i Avancerade egenskaper kan du gå tillbaka till ditt dokument, markera fälten och uppdatera dem.
Varför använda egna fält?
Att använda anpassade fält är ett fantastiskt sätt att skära ner på den tid du spenderar att skriva bokstäver eller skicka någon form av skriftlig kommunikation till människor. Om du behöver göra något så här regelbundet, skapa ditt mallbrev med anpassade fält, och du behöver aldrig skriva brevet igen. Men det finns flera andra användarfall för dem.
Fakturering
En sak som nästan alla företag behöver göra är att fakturera kunder som du producerar produkter eller tjänster för. Om du är ett litet företag kan du inte ha råd med bokföringsprogramvara som producerar fakturor för dig, så du måste skapa fakturorna från början.
Många småföretagare väljer att använda Excel eller Word för att sammanställa fakturor. Om du använder Word kan du effektivisera din faktureringsprocess genom att göra varje rad i varje kolumn ett anpassat fält. Du behöver bara skapa ett anpassat fält för varje cell, precis som du gjorde för varje fält i brevet exemplet ovan. Skapa sedan din första "mall" -faktura och lägg bara "N / A" i varje cell.
När du har skapat mallkalkylbladet kan du definiera vilka celler varje anpassat fält är anslutet till genom att högerklicka på texten i cellen och klicka på Redigera fält.
Detta låter dig välja vilket anpassat fält som är tilldelat den cellen. Gå igenom alla celler och tilldela anpassade fält på så sätt.
När du är klar nästa gång du behöver skapa en faktura, kan du bara öppna din mall och gå in i området Avancerade egenskaper. I Beställnings fliken, gå igenom alla anpassade fält och fyll i värdet enligt din aktuella månads faktureringsbehov. Det här är mycket snabbare och mycket mer effektivt än att utforma hela fakturan från början.
konturer
Ett annat område som kan vara bra för att spara tid och göra ditt liv lite mer effektivt använder anpassade fält för att skapa konturer. Detta tillvägagångssätt fungerar verkligen bara om du är någon som ofta sätter samman en standard skiss med ett lika stort antal objekt på den. Något som en kursplan för en högskoleprofessor.
I det här fallet kan varje radpunkt definieras som ett helt fält. Sedan från en plats i avancerade egenskaper kan du bara rulla ner och definiera din kontur på ett ställe. Detta skulle låta dig behålla vanliga rubriker och andra delar av konturen som inte ändras. Och bara fokusera på de linjeposter som skulle vara annorlunda.
Undersökningar
Ett mycket användbart sätt att använda egna fält är att skapa enkäter eller enkäter. Denna typ av dokument kan bestå av en rad frågor, var och en med en blank linje efter det.
Det finns två sätt att använda egna formulär med ett sådant dokument beroende på vad du behöver göra. Om du delar ut enkäten till studenter, kan du till exempel definiera de tomma fälten som de anpassade fälten. Då kan vem som helst fylla i formuläret bara använda rutan Avancerade egenskaper för att fylla i deras svar, allt i rad.
Ett annat alternativ skulle vara för ett scenario där en lärare ofta behöver skapa ett test som består av frågor och svar. I så fall kan frågorna kanske ändras varje år. Läraren kan definiera varje fråga som ett eget fält, och i början av året går du enkelt in och uppdaterar frågorna. Detta undviker att helt och hållet återskapa och omformulera testdokument. Formateringen görs endast en gång. Genom att uppdatera de anpassade fälten skapar du ett helt nytt dokument utan att behöva göra det från början.
Informationsformulär
Detta slutanvändningsfall för anpassade fält är en blankett. Om du har viss information behöver du samla ofta på jobbet eller hemma. Du kan skapa ett formulär som detta, så att du snabbt kan samla och dokumentera informationen. Som du kan se här är det mycket som undersökningsscenariot ovan, men det skulle vara ett dokument du skulle skapa som skulle ge dig möjlighet att upprepade gånger samla in samma information om och om igen.
Genom att definiera ämnena i dessa formulär som fält kan du helt enkelt gå in i Avancerade egenskaper och fylla i data för formuläret i sekunder till minuter. Detta tillvägagångssätt kan avsevärt minska nerinsamlingsinsatserna, spara dig själv (eller dina anställda som samlar in data för dig) betydande tid.
Slutsats
Som du kan se är anpassade fält ett bra sätt att göra dig själv eller ditt företag mer effektivt. Användningsfallen som beskrivs ovan är endast en liten provtagning. Varje form av dokument där mycket av dokumentet är likartat och endast vissa sektioner ändras är en kandidat för att effektivisera med anpassade fält.
Ge en viss tanke på vilken typ av dokument du producerar eller arbetar med varje dag, och du kan bli förvånad över att upptäcka hur det kan spara mycket tid med att integrera några anpassade fält.
