Nybörjarens guide till Google Sheets, The Online Rival To Excel
Ark är Googles svar på Microsofts Excel. Det finns två stora saker som anger Sheets bortsett från Excel: Ark är helt webbläsarbaserad och det är helt gratis att använda. Det delar också många av de samarbets- och delningsfunktioner som Docs har.
Förutsatt att du inte vet något om Ark redan, låt oss ta en titt under huven på hur allt fungerar.
Google Sheets - det fria alternativet till Microsoft Excel
Om du redan har en bra förståelse för hur Microsoft Excel fungerar, har du inget problem med Google Sheets. Men låt oss anta att du inte vet något om hur Excel fungerar heller.
Liksom Docs har Ark följande saker för det:
- Allt är helt online, så dina kalkylblad är tillgängliga från alla Internet-anslutna datorer eller mobila enheter.
- Allt sparas automatiskt så att du aldrig behöver oroa dig för att förlora något viktigt arbete.
- Du kan bjuda in samarbetare till dina kalkylblad och se dem redigera dokumenten i realtid.
- Du kan chatta med dina medarbetare i kalkylbladet i realtid.
- Du kan visa revisionshistorik och rulla tillbaka ett kalkylblad till en tidigare version.
Komma till Google Plattor
Att komma till Google Sheets är enkelt. Du kan peka på din webbläsare direkt på https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/, som tar dig med här:
Eller du kan komma åt webbplatsen via Google Drive.
Starta ett nytt kalkylblad
När du har klickat på den blå knappen och flyttas till nästa sida klickar du på den blåa NY knappen, då Google Sheets. Du kan nu välja ett tomt kalkylblad eller starta från en mall.
Startar ett tomt kalkylblad
Om du väljer ett tomt kalkylblad, ge det bara en titel och börja fylla i cellerna med data.
Starta ett mallkalkylblad
Om du väljer mallalternativet ser du ett ganska bra urval att välja mellan.
Alla vanliga misstänkta är där - scheman, göra-listor, budgetar, kalendrar, kostnadsrapporter, fakturor och många olika trackers.
Överför och konvertera Excel-kalkylblad till Google Sheets
Det tredje alternativet för att starta ett kalkylblad är att ta ett redan existerande Microsoft Excel-kalkylblad och ladda upp det till Google Sheets-format. Du skulle behöva göra det via Drive-URL men som Filuppladdning Alternativet finns inte på kalkylbladet.
Här är ett försäljningsdata Excel-kalkylblad som jag har på min bärbara dator. Jag laddade upp den till Google Sheets för enklare åtkomst och redigering. Om du antar att filen inte är för stor, tar uppladdning normalt sekunder. Ett litet meddelandefält längst ner till höger på skärmen kommer att berätta när den laddas upp.
Men det har inte konverterats till Google Sheets än. Det har bara laddat upp Excel-arket hittills. För att konvertera det, högerklicka på dokumentet och välj Öppna med-> Google-ark.
Det gör sedan en ny kopia av dokumentet i Arkivformat. Du kan sedan ta bort Excel-versionen av dokumentet.
Arbeta med Google Sheets - Grunderna
Nu när du har ett ark öppet och klart att gå, låt oss ta en titt på några grundläggande funktioner.
Infoga rader och kolumner
Nu när vi har vårt dokument fullt med data, låt oss säga att vi vill flytta den data uppåt, nedåt eller åt sidan för att skapa plats för nya data.
Det här är väldigt enkelt. Låt oss börja med att skapa en ny kolumn. Först markera helt enkelt vad som behöver flyttas. Om du bara vill ha en ny kolumn markerar du kolumnen bredvid den. Om du vill ha tre nya kolumner markerar du de tre bredvid den.
Med det här dokumentet har jag bara en kolumn. Så jag markerade det eftersom jag vill flytta den här kolumnen till kolumnen B och kolla A-kolumnen för andra data.
Med A-kolumnen markerad, gå nu till Infoga-> Kolumn kvar.
A-kolumnen kommer nu att vara i kolumnen B och kolumnen A kommer nu att vara tom, redo för ny data.
Kom ihåg att varje förändring du gör är reversibel. Antingen genom versionsspårning eller genom Redigera-> Ångra.
Att sätta i rader är ännu enklare. Markera raden du vill flytta för att lägga till den nya raden till. Gå sedan till Insert-> Row ovanför eller Insert-> Row nedanför.
Och det skall ske. Åh ja.
Radera rader och kolumner
Att radera rader och kolumner är också enkla. Markera raden eller kolumnen och gå till Redigera meny. Du får se ett alternativ att radera raden och när den väljs kommer raden att försvinna och allt kommer att gå upp för att fylla utrymmet.
Det finns också ett alternativ i Redigera menyn för att radera kolumnen.
Lägg till eller ta bort nollor från dina totala
Ibland med siffror, om du lägger till några nollor efter decimalpunkten, avlägsnas de automatiskt när du klickar ur cellen. Lyckligtvis är det väldigt enkelt att sätta nollorna tillbaka.
Markera cellen och klicka sedan på nollknappen ovanför den.
Justera data korrekt
Om du är lite av en snygg freak eller OCD, så vill du att allt ska ordna sig ordentligt. Ibland justerar vissa celler till vänster och några till höger, som så.
För att få dem alla fodrade rakt som soldater markerar du bara kolumnen (i det här fallet kolumn A), klicka på justeringsknappen och välj vilken du vill.
Nu kollar de spädbarnen i en rak linje.
Formatera siffror som valuta, procentsats och mer
Att skriva siffror är en sak, men om du faktiskt spelar in finansiella transaktioner är det meningsfullt att ha en valuta, decimaler och kommatecken. På det sättet kan du enkelt läsa siffrorna. Eller det finns andra sätt som siffrorna kan formateras.
Så här är siffrorna som de skrivits in.
Men om du markerar en eller flera av cellerna klickar du på 123 knappen (bredvid teckensnittmenyn), så får du alternativ.
välja Valuta vänder siffran till korrekt formaterad valuta. Eller så kan du få procent, datum, tid och mer. Varje alternativ har bredvid det som numret skulle se ut om det valts.
Om du vill ha en annan valuta klickar du på Fler format på botten. Sedan Fler valutor ...
Välj sedan din valuta.
Gör ett bord
Att göra ett bord är helt enkelt. Markera bara det område du vill göra ett bord för. Klicka sedan på knappen på menyraden som ser ut som 4 rutor staplade ovanpå varandra.
Välj den du vill ha. För ett bord skulle det vara den första på översta raden. Genom att klicka på det kommer cellerna att ha svarta linjer runt dem, vilket ger dig ditt bord.
Färga cellerna och data
Om du vill ha olika färgade rader är det bara att markera den aktuella raden. Klicka sedan på fyllningsknappen (bredvid typsnittsknappen).
Välj en färg och cellerna kommer att vända den färgen. Kom ihåg att om du har en mörk färg behöver du en lättare typsnitt för att den ska dyka upp.
Lägg till klickbara länkar och kommentarer
För att skapa en klickbar hyperlänk, skriv bara en giltig URL i cellen. När du trycker på returknappen eller klickar ur cellen, blir länken omedelbart aktiv och klickbar.
Lämna kommentarer (om någon har skickat ett Google-kalkylblad) är något annorlunda än Google Dokument. I Google Dokument, när du lämnar kommentaren, sitter det öppet.
Men i Google Sheets, när du lämnar en kommentar, indikeras den av en liten gul triangel i hörnet av lådan. För att se kommentaren behöver du musen över den.
Sortera data efter kolumner
Om du har ett kalkylblad med en lista över namn kanske du vill ha den i alfabetisk ordning. Eller omvänd alfabetisk ordning.
För att göra så markera kolumnerna och gå sedan till Data meny. Där kan du sortera hela kolumnen eller bara de markerade cellerna i den kolumnen.
Inbjudande medarbetare
Inbjudande samarbetspartners är precis samma som i Google Dokument. Den som behöver bli inbjuden till ett Google-dokument behöver ett Google-konto. Det här kan antingen vara ett standardfritt Gmail-konto eller ett betalt Google Apps-konto.
Klicka nu på det blå DELA MED SIG knappen i det övre högra hörnet på Docs-skärmen och en låda kommer hoppa upp.
Om du klickar på Få delbar länk, du har möjlighet att skapa en länk där någon kan komma åt dokumentet, förutsatt att de har länken. Du kan också redigera visningsbehörigheterna, till exempel deras förmåga att redigera ditt arbete eller bara läsa det.
Eller om du föredrar att bjuda in en viss person, kan du kopiera e-posten till människor avsnittet, tillsammans med vad de får göra i dokumentet. Bifoga också en anteckning om det finns något du vill berätta för dem.
Om du har personer i din kontaktbok för den e-postadressen, och en av dem är den person du vill bjuda in, kommer fältet automatiskt automatiskt att fyllas i, vilket sparar lite tid.
När personen accepterar din inbjudan ser du dem längst upp på skärmen bredvid SHARE-knappen.
Hämtar kalkylbladet i ett annat filformat
När kalkylbladet äntligen är klart kan du exportera det som ett annat filformat.
Alternativen är lite annorlunda än de för Google Dokument. Trots allt, du är hantera ett kalkylblad här som är ett lite annorlunda djur än ett vanligt dokument.
Tredje parts tillägg
Som med Google Dokument har Sheets också tillägg från tredje part som är utformade för att göra ditt arbete enklare. Gå till menyn för att komma till menyn Add-Ons-> Få tillägg i övre menyraden.
Här är några av de bästa.
Google Analytics
Fäst ditt Google Analytics-konto i dina Google Sheets och få regelbundna analysrapporter i Arkiv.
Mall Galleri
Utöka ditt mallval ännu mer med Mall Galleri.
Fler teckensnitt
Som titeln innebär får du fler teckensnitt för dina kalkylblad.
Slutsats
Det finns många (inklusive mig) som hatar Microsoft Excel med en passion. Det är uppblåst, och därför svårt att använda. Men Google har förenklat kalkylblad genom att ge dig bara de saker du behöver och inte mer. Det är en bra tjänst att använda och fungerar briljant när samarbete behövs.
