Outlook Web App-funktionen - Föreslå ny tid

Att arrangera lagmöten är en svår uppgift, speciellt när arrangören finner att det inte finns någon bra tid när alla kan träffas. Problemet kan dock minimeras i en omfattning via Outlook nyutrullad funktion som heter Föreslå ny tid. Användare som kör skrivbordsversioner av Microsoft Outlook kanske känner till den här funktionen. Det är en funktion som låter deltagarna kontrollera när alla, inklusive sig själva, är fria så att ett möte kan ordnas enkelt och utan mycket besvär av arrangören.

Alla deltagare måste göra det politiskt avvisande den föreslagna tiden för mötet och föreslå annan lämplig tid för mötesorganisatören att överväga. Arrangören kan då acceptera det bästa nya tidsförslaget och omorganisera mötet snabbt.

Hur föreslår New Time-funktionen fungerar i Outlook

Först skickar en mötesorganisator en begäran till alla deltagare. Efter mottagande av mötesförfrågan kan tatendees hitta olika alternativ (Tentative, Decline och Suggest New Time) som anges tillsammans med vanliga "Accept" -knappen under avsnittet "Mail".

Om det finns en konflikt över den föreslagna tiden för mötet. En deltagare kan helt enkelt klicka på knappen Föreslå ny tid på antingen inbjudan eller på kalenderhändelsen själv.

När han är klar finner han 3 val som visas:

1. Godkänn och föreslå ny tid
2. Tentativ och föreslå ny tid
3. Avvisa och föreslå ny tid.

När du väl har valt ett av de tre alternativen Föreslå ny tid öppnas en strömlinjeformad vy av schemaläggningsassistenten.

Där kan du fylla i lämpliga detaljer och klicka på "OK" -knappen. Åtgärden visar omedelbart ett nytt e-postmeddelande, som automatiskt adresserar till arrangören, med det nya tidsförslaget. Du får också alternativen att lägga till mottagare, förutom arrangören.

När en mötesorganisator får ett e-postmeddelande från en deltagare som föreslår en ny tid visas en anmälan i inbjudan som indikerar att en ny tid har föreslagits för mötesinbjudan som skickats tidigare.

Om arrangören är mottaglig för ändringar som föreslås, redigerar han händelsen. Schemaläggningsassistenten låter honom se aktuell mötetid tillsammans med alla nya tidsförslag som han mottar från samtliga deltagare.

Detta förenklar för honom uppgiften att hitta, jämföra alternativ och välja den som fungerar bäst för alla.

När en ny timing väljs ut för mötet kan en arrangör skicka en uppdaterad inbjudan till alla deltagare.

Källa.