Så här skapar du ett portabelt dokumentformatarkiv (PDF / A)

PDF / A är en strikt standard för Adobes portabla dokumentformat (PDF) som federala domstolar i USA behöver för presentation och arkivering (det är där "A" kommer in) i PDF-dokument. Här är en enkel teknik för att göra PDF / Som domstolen kommer att acceptera.

Konceptet bakom PDF / A är enkelt, men instruktionerna som olika leverantörer ger är väldigt förvirrade. Här är det enkla sättet att göra det. För mitt exempel använder jag Adobe Pro 9.3, men det här fungerar på Adobe Standard 7 och senare. Ju högre version, desto bättre.

Öppna först PDF-filen du vill konvertera till PDF / A. På ytan kommer en vanlig PDF och en PDF / A att se ut på samma sätt. Skillnaderna ligger under huven.

Välj Arkiv / Spara som "PostScript". Den har .ps-tillägget.

Stäng nu din PDF och öppna Acrobat Distiller.

Välj Inställningar / Redigera Adobe PDF-inställningar.

Gå till teckensnitt för att se till att du lägger in alla teckensnitt i ditt dokument. I det här fallet har jag redan inbäddat mina.

Öppna nu din PDF.ps-fil. Just genom att öppna det, kommer Distiller automatiskt att konvertera det till en kompatibel PDF / A.

Men är det verkligen kompatibelt? Låt oss kolla.

Öppna din nyskapade PDF i Adobe Pro (eller Standard) och kör Preflight genom att gå till Advanced / Preflight.

Analysera nu. Välj PDF / A-1b om inte domstolen begär något annat.

Inga problem hittades! De federala domstolarna kommer att acceptera det. Kontrollera med ditt lands regering - om du bor utanför USA - för att se om PDF / A är ett format som dess domstolar kräver.

Om du eller ditt företag gör något federalt arbete kommer det nya kravet att arkivera i PDF / A definitivt att påverka hur du skapar och arbetar med PDF-dokument.