Google Apps - Så här inaktiverar du chatthistorik och stänger av inspelningen

Som standard sparas Google Chatt-historik till användarnas Gmail-konton och kan nås under Chats-etiketten. Även om användarna kan inaktivera chatthistorikinspelning, gör många inte som de förmodligen inte ens vet att inställningen existerar. Om du är ett företag som är "Gone Google" är det här ett problem. Varför?

Jag har jobbat i informationssäkerhet på företagsnivå i ett antal år och det jag har hittat är att folk tenderar att säga några mycket olämpliga saker i chatt vs. email. Normalt beror det på att många anställda ser e-post som mycket formell och chattar som övergående, typ av som ett telefonsamtal. När allt kommer omkring lyssnar ingen på chattkonversationen direkt? Fel. Som jag har förklarat, registrerar Google Chat dessa chat-konversationer som standard, vilket gör att de är alla lätt att upptäcka om ditt företag ska serveras med en datasökningsdomstol. Ja, det kan verkligen vara riktigt dåligt.

Den goda nyheten är att Google Apps tillåter systemadministratören att inaktivera chatthistorikinspelning och tvinga inställningen "Off the record" globalt för alla Google Apps-användare i din verksamhet. Så här gör du det.

Logga in på din Google Apps Management Console med hjälp av administratörsuppgifterna och klicka på Inställningar.

Klicka på Chat i den vänstra sidofältet.

Markera rutan märkt Inaktivera chatthistorik genom att tvinga alla framtida chattar att vara "Av inspelningen".

Spara ändringen genom att klicka på Spara ändringar.

Från denna punkt framåt, någon framtida chattdiskussioner kommer inte att arkiveras i ditt användar Gmail-konto i Google Apps. Tidigare chattdiskussioner kommer emellertid att förbli om inte borttagen av användaren. Tyvärr tillhandahåller Google inte systemadministratörer ett sätt att rensa gamla chatthistorikdata, så om du är ett företag som behöver det här rengörs rekommenderar jag att du kontaktar din Google-kontohanterare.